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对档案信息化建设的研究
作者：孟照辉
来源：《科学与财富》2013年第03期
摘要：当前，随着社会信息化进程的不断加深，给档案事业带来了前所未有的机遇与挑战，档案信息化建设已成为档案工作的必然选择。探讨了档案信息化的特点和信息化建设内容。
关键词：档案信息 建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，知识和信息的生产、分配和使用将成为世界经济发展的新的增长点，各行各业纷纷制定、调整自己的发展战略，以期抢占21世纪的战略制高点。加快信息资源和基础设施建设，高效科学地利用信息资源，使信息资源充分体现其社会价值和经济价值，为社会发展服务，是信息化建设的最终目标。
一、推进档案信息化体系的重要意义
档案信息化是我国档案事业的重要内容，也是新时期档案工作发展的总趋势。档案信息化是科学管理档案、拓展档案部门社会公共服务功能的重要手段，也是落实科学发展观、构建社会主义和谐社会，以及更好地为发展档案事业服务的长期战略任务。加强和完善档案信息化理论体系建设已成为促进档案信息化实践深化发展，更好地服从、服务于经济社会发展和现代化建设的重要条件。档案信息化作为促进档案事业发展的重要手段由来已久，并得到了社会各方面的普遍认同。但总体上看，档案信息化尚显稚嫩，还是一个有待于充实完善的领域。要求我们不断加强相关理论研究，丰富完善其概念内涵，并做出准确诠释与科学界定，进而为规划档案信息化建设的目标、任务、原则、途径、方法，以及档案信息系统的技术标准、规范等提供依据，适时建立档案信息化理论体系，并以此作为更好地开展档案信息化实践的理论指导已经成为一种必然的要求。
二、档案信息化建设的特点
档案信息化建设是信息社会建设的一部分，其建设的过程和目的虽然与其他信息化建设有共同之处，但由于档案的特殊性，就有其自身的特点，主要表现如下：
1、信息的正确性、可靠性要求高。
档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。
2、信息的安全性必须得到保证。
论档案信息化建设
摘要：在档案信息化建立及应用过程中，越来越多的漏洞和隐患暴露出来，如：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。为使档案的信息化建设与时俱进、扎实稳步发展，我们要客观分析档案信息化中存在的问题，结合计算机专业技术知识，以科学的思路、严谨的态度、发展的角度对档案信息进行优化和保护，为档案信息的最大化利用打下良好的基础，逐步提升档案信息化水平，发挥档案信息的最大作用。
关键词：档案信息化问题解决
一． 电子档案定义及信息化管理的现状：
所谓电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
近些年，随着我国信息化进程的逐步推进，各行各业的信息化工作也越来越受到重视。就目前的档案管理工作来讲，行业内的信息化进程也早已开展。从整体发展情况看，计算机技术尚未大规模地被应用于档案管理。而在一些已经部分信息化的单位中，我们也不难发现，在电子档案的管理及应用上，还存在着一些漏洞和瑕疵，在数据的安全存储上也存在着一些隐患。
二． 信息化过程中出现的问题及解决
我们在档案信息化的过程中，会遇到这样或那样的很多问题，大体分为：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。这些问题如若处理不当，直接影响到档案信息化建设的效果甚至是整个项目的成败。下面我将一一加以阐述：
（一）电子档案管理制度的建立及优化
人们对于电子档案的应用还存在着很多疑虑。例如：如何保障电子档案的真实性、有效性、可靠性等，这需要多方面的努力。我们不仅要保障电子档案在搜集整理等过程中的真实性、有效性，还要保障在存储过程中不被违规修改、恶意删除，更要严把查阅关，谨防涉密档案的外泄，而实现这一切的关键就是建立一
第1篇：社区档案工作计划
为进一步加强档案管理，提高档案管理的整体水平，促进档案工作更上一个台阶，更好地为社区服务，使我社区20XX年档案管理工作有序进行，制定工作计划如下：
1、做好档案日常管理工作，加强档案管理的安全工作。
2、继续学习宣传、贯彻执行《档案法》，坚持依法管理档案。
3、严格按照上级具体要求和安排，认真、细致地按时完成各阶段档案工作。
4、做好档案的利用工作，为查询者提供优质的服务。
5、检查验收后，认真做好查遗、补漏工作，及时更正检查中出现的问题。
今后，社区将继续按照档案工作的计划和要求，增强档案安全意识，树立安全防范意识，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格执行档案工作的法律、法规，依法管理档案。
第2篇：社区档案工作计划为进一步贯彻落实县委及县档案局等各部门关于做好社区档案工作的精神，推动我社区档案工作的前进，现根椐县档案局关于进一步做好社区检查工作的要求，并结合我社区实际，制定方案如下：
一、 开展社区档案工作的指导思想和目标要求
指导思想：以 “三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，增强社区档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动社区档案工作健康有序开展，为社区建设提供档案信息保障。
目标要求是：坚持统筹兼顾、全面规划、抓点带面、分步实施、逐步规范的原则。按照县档案局、县文明办的要求，在此基础上，因地制宜，分类指导，突出特点和重点，积极稳妥、扎实有效地向规范化、标准化和现代化推进。【社区档案信息化建设】
二、 开展社区建档的重点内容
社区建档是社区档案工作的基础，只有把社区在各项活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等收集起来，集中统一管理，才能确保社区档案的完整、准确、安全和有效利用。当前，要围绕社区的主要职能，重点做好以下三个方面的工作。
一是要重视社区组建方面档案的收集。包括社区划分、建立社区党组织、建立社区自治组织和领导机构、建立健全社区民主制度和人事、财会等工作中形成的档案，确保从社区成立之初就能够保证档案的齐全和完整。
二是要建立健全社区服务档案。要把社区服务工作中形成的面向老年人、儿童、残疾人、优抚对象、社会贫困户援助和福利服务方面档案，面向下岗职工的再就业服务和社会保障、社会化服务方面的档案，面向社区全体居民的便民利民服务档案，建立健全起来。
三是要建立健全社区管理，如社会治安、医疗卫生、计划生育、社区环境等工作中形成的档案。
三、 切实提高社区档案工作水平
搞好社区档案工作是社区档案服务社区建设的前提。因此，要在社区建档的基础上积极开展社区档案工作，不断提高服务水平。首先，要加强社区档案的管理。社区要指定人员负责档案管理工作，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度，配备必要的档案设施设备，确保档案安全保管、有序管理。要不断丰富档案内容，优化档案结构，提高档案质量，依据国家有关档案业务建设的规范、标准，逐步实现社区档案业务工作的规范化、标准化。有条件的社区应积极采取信息化等现代科技手段，高起点地开展社区档案工作。其次，积极开展社区档案的开发利用。档案工作的根本目的在于利用。搞好社区档案工作必须始终坚持一手抓建档、抓管理，一手抓档案信息资源的开发利用。只有让档案发挥作用，才能体现档案的价值。只有更好地为社区建设服务，社区档案工作才能得到发展。因此，必须强化服务意识，找准档案工作为社区建设服务的结合点和切入点，积极主动地开展服务。要通过咨询、查阅、编研等形式不断强化服务功能，拓宽服务领域，提高服务质量，为社区各项工作服好务。
四、工作安排和步骤
1、10月15日召开社区档案建设动员会议，布置社区档案工作任务，会后，各科室再召集本科室工作人员，结合实际情况，研究档案工作，明确工作任务和目标。
2、积极开展学习交流活动，组织相关人员到先进街道社区参观档案工作成果，借鉴学习先进档案工作的方法与经验，加快自身社区档案建设的步伐。
3、坚决落实工作责任制，各科室明确档案工作责任，科室负责人对档案工作负总责，于10月30日前将负责人和兼职档案员，报社区党政办公室备案。
4、围绕社区档案工作目标，按照社区开展档案工作要求，各科室制定档案工作实施方案并于10月30日前报社区党政办公室，认真组织人员按规范标准要求做好档案整理工作。
5、11月25日前各科室基本完成档案整理工作，将整理档案的情况进行书面总结，上报档案整理工作总结材料；11月30日前社区办公室组织验收；12月社区接受县档案局的统一检查。
第3篇：社区档案工作计划一、围绕中心，努力提高档案工作服务水平。
（一）继续推进服务新渔农村建设档案工作。根据市委四届九次全会和全市经济工作会议提出的工作目标，在五年内分期分批把182个渔农村新社区建设成为经济发展、生活富裕、乡风文明、环境优美、社会***、体制创新的小康社区。市委、市政府今年已确定20个渔农村社区为创建小康社区试点，并在渔农村实施“创业工程”、“增收工程”、“文明创建”工程、“平安社区”工程、“环境整治”工程和“体制创新”工程等，市档案局将在去年出台的《舟山市渔农村新型社区（村）档案管理办法（试行）》基础上进一步细化《渔农村小康社区档案管理规范化创建标准》。各级档案部门要结合当地实际认真做好渔农村小康社区档案规范化管理的指导服务工作。
各县（区）要加强调研，密切与有关部门的联系，积极开展创建“全省百个新农村示范档案室”活动，力争全市有12个社区（村）档案室达到创建标准。同时在开展乡（镇）档案室与便民中心一体化管理试点工作的基础上，积极开展档案信息与现行文件资料下乡进村活动，为渔（农）民提供政策法规和科技信息、文化信息，为构建***社会服务。
（二）继续抓好社会保障档案工作，全面实施社会保障档案的规范化管理。构建社会就业、社会保障、社会救助为一体的大社保体系，是建设 “平安舟山”促进社会***稳定的重要内容，做好社会保障档案工作，惠及广大人民群众。要根据省档案局与省劳动和社会保障厅、民政厅、卫生厅联合下发的《关于加强社会保障档案工作的意见》及有关《档案管理办法》的文件精神，加强与相关部门联系沟通，加强监督指导，形成齐抓共管的局面，进一步规范全市最低生活保障、社会保障和新型农村合作医疗档案管理工作。一要正确界定各类社会保障文件材料的归档范围，做到建档对象一个不漏，归档材料完整齐全、真实准确、安全耐久。二要抓好社保档案的科学整理与编目工作，使社保档案管理符合规范化要求。三要推进社保档案管理信息化、现代化，督促推动各有关单位将社会保障档案管理纳入社会保障业务管理系统中，做好电子文件归档管理，实现文档管理一体化。同时，加快社保档案数字化和网络化步伐，充分发挥社保档案信息的效用。
（三）抓好知识产权保护领域的档案工作。党的十六届五中全会和全国科学技术大会把提高我国的自主创新能力，建设创新型国家作为“十一五”时期的重要战略任务之一，各级档案部门也要为提高自主创新能力做好服务。今年我们将在调研的基础上加强科研单位、特色产业及品牌建设档案工作，突出抓好专利商标等知识产权保护领域的档案工作。各级档案部门要积极开展调研工作，指导和帮助有关知识产权部门、企业和科研单位，制定知识产权档案管理规章制度，认真规范和抓好知识产权档案的收集、管理和开发利用工作，为提高自主创新能力服务。
二、加强监管，全面推进档案工作依法行政。
（一）建立健全档案行政执法责任制。按照省档案局、市政府有关行政执法责任制实施的要求，建立健全档案行政执法责任制，明确档案行政执法责任主体，梳理执法依据，明确执法范围，划分执法责任，分解岗位职责，把执法责任落实到人，并建立评议考核和责任追究制度。今年，市档案局将印发《舟山市档案行政执法责任制》和《舟山市档案执法情况报告制度》，规范和监督档案行政执法活动。各县（区）要注意研究和解决在贯彻档案行政执法责任制工作中出现的新情况、新问题，全面推进档案行政执法责任制工作的实施。
（二）加大重大活动、重点建设项目档案监管力度。
1、规范重大活动档案管理。要认真贯彻落实《浙江省重大活动档案管理办法》，切实加强重大活动档案的规范管理。重点做好“首届世界佛教论坛”、第四届中国舟山海鲜美食文化节、第八届中国舟山国际沙雕节、第四届普陀山南海观音文化节等节庆活动的档案工作，各承办单位要切实做好重大活动档案的收集工作，各级档案部门要加强协调，主动介入，确保档案的齐全完整。今年下半年，省、市档案局将会同有关部门开展贯彻落实《浙江省重大活动档案管理办法》专项执法检查，以进一步促进重大活动档案的规范管理。
2、继续加强重点建设项目档案管理。各重点项目建设单位要认真贯彻执行《浙江省实施〈档案法〉办法》和《浙江省重点建设项目管理办法》的规定，在项目前期工作中把项目档案工作纳入项目管理的“五制”之中，即工程质量领导责任制、项目法人责任制、工程招投标制、工程监理制度、工程合同管理制度。项目参与单位要认真履行各自职责，将档案的形成纳入建设项目工作程序，纳入工程质量日常检查内容，严格执行档案管理制度，对现有档案资料进行科学管理，实现项目档案与项目建设同步。各级档案部门要主动加强与各有关主管部门和项目建设单位的联系与协调，继续实行重点建设项目档案登记、验收制度，重点做好大陆连岛工程、大陆引水二期工程、中远集团修造船基地项目、六横煤电一体化项目等事关舟山经济社会发展百年大计的省、市级重点建设项目档案工作，加大对重点建设项目档案工作的监管力度，规范重点建设项目档案管理。
（三）扎实推进基层档案室工作。
1、完善监管手段，加强日常监督。今年将继续实行文件材料归档年检工作，加强监管手段，重点检查各单位各门类档案的齐全、完整情况，对检查中发现的问题，要发出限期整改通知书，对不整改的单位依法予以查处，让机关档案年检工作发挥执法检查的效应。各档案室要完善设施设备的配置，加强科学管理，确保档案安全。同时在机关、团体、企事业单位继续开展档案工作目标管理认定活动和复查工作。对档案管理水平降低或管理水平未按新的要求开展工作的单位予以降级或撤销认定资格，同时责令其限期整改。建立完善监管长效机制，进一步推动机关档案工作再上一个新台阶。
2、加强培训，着力提高档案人员工作能力。结合新形势下档案工作的新要求，围绕加强档案队伍建设、基层档案室规范化建设和重点工程档案规范管理的需要，市档案局将举办不同专题内容的档案业务培训班，以着力提高档案人员工作能力，推进基层档案室规范化管理的水平。
三、开拓创新，加快档案信息化建设。
（一）加强对档案信息化建设的规划。各县（区）要将档案信息化建设规划纳入当地政府信息化建设和电子政务建设的总体规划。并联系本地实际，制定好“十一五”档案信息化建设规划，
（二）积极推进档案网络化建设。市局在继续做好全市档案网络化管理软件试运行工作和重大活动档案管理等功能模块设置完善的同时，今年将在市属机关开展档案网上年检、移交等试点工作。市、县（区）馆要启动《馆藏档案资源建设系统》网络管理软件的应用，开展电子档案目录移交、保管、利用、统计等各项业务工作的网络管理。同时要积极开展机关档案室电子文件、档案管理方法的探索。制定统一、便于长期保管的电子文件、电子档案收集、归档业务规范，启动进馆前电子文件、档案的数字化工作。各机关档案室要运用网络管理系统积极开展电子文件、电子档案的及时收集与积累，并认真做好网上移交。
（三）加快档案数字化建设。市档案馆在继续完成馆藏档案文件级目录数据库、照片档案数据库的同时，要逐步开展多媒体档案数据库、全文数据库的建设。筹建视音频采集系统，启动舟山市重大活动电视节目的数字化采集工作。各县（区）档案馆要抓紧完成馆藏档案文件级目录数据库建设，逐步开展照片档案数据库、全文数据库建设。并围绕省档案局提出的“数字档案室工程”要求，积极探索县（区）级以上党政机关传统档案数字化工作。
（四）进一步提高网站质量。今年，市档案局将对党政网和英特网上的《舟山档案信息》网站进行全面更新，由自助式改为自建式。各县（区）档案局要加快网站建设，认真做好网站容量的扩增、内容的扩充以及板块的更新，使网站的质量有明显的提高。积极争取在今年的全省档案信息化建设评估和优秀网站评比中取得好成绩。
四、强化基础，全面提升档案馆功能建设。
（一）强化档案资源建设。各级档案馆要认真做好基层档案室年满10年档案、撤销机构及国有转制企业档案接收、寄存和重大活动等档案的接收工作。同时，继续做好社会散存档案资料的征集工作。要重视档案馆资料库建设，加强地方性图书、资料、报刊、文献、音像等资源的收集力度，建成特色鲜明的专题资料库。市档案馆要成立地方性资料收集小组，拓宽收集渠道，加大收集力度，确保收集质量。
（二）加快档案馆基础设施建设。各级档案馆要全面规划，统筹安排，认真做好档案馆的各项基础工作，强化设备设施建设，优化档案服务功能，全面提高管理水平。今年，市档案馆要认真做好省一级档案馆复查认证工作。各县（区）要积极争创省一（二）级档案馆，力争目标管理工作有新的突破。
厦门市集美区档案事业发展情况汇报尊敬的各位领导、各位专家：
国家局组织本次评估活动，既是对厦门市档案事业发展的全面评估，也是对我区档案事业发展的一次检阅和促进。对此，我们表示诚挚欢迎和衷心感谢，我们也十分企盼各位领导、各位专家对我区档案工作多指导，多提宝贵意见。根据安排，我的汇报如下：
一、集美区情简介
厦门市是台湾海峡西岸重要中心城市，集美区则是厦门市的几何中心，是进出厦门本岛的重要门户。东南由厦门大桥、集美大桥、杏林大桥及高集海堤连接厦门岛，区位优势独特。1989年和1992年经国务院批准相继设立杏林、集美台商投资区，是厦门经济特区对外开放的重要窗口。历经发展，我区正成为厦门市重要的工业区、文教区和新城区。
全区土地面积276平方公里，总人口40.42万人（其中：常住人口18万人，外来人口22万人），下辖两个镇（灌口、后溪）四个街道（杏林、杏滨、集美、侨英），22个行政村34个社区居委会，设有台商投资区和文教区两个管委会。
二、我区档案事业发展主要情况
2002年9月，我区档案馆新址投入使用，位于区委行政办公大楼一、二楼，建筑面积1264.17m2,库房面积625.49m2。配置自动气体消防系统、自动防盗监控系统、自动温度控制器和自动除湿系统。设计馆藏档案18万卷，能够满足使用20-30年。馆藏77个全宗，纸质档案24855卷、2918件，图书资料7363册，7个姓氏族谱，录音、录像10盘，集美历史名人老照片、“集美大桥”、“园博苑”和“第二届海峡两岸龙舟赛”等照片484张。档案门类包括：文书、照片、婚姻、科技、林权、工普、人普、土地延包、保先教育、非典和死亡干部档案等。我区档案馆在“条件保障、基础业务、开发利用和信息化建设”等方面得到健康发展，主要是：
1、区委、区政府关心重视到位，人、财、物有保障，档案事业健康发展。一是领导到位。由区委领导分管档案工作，分管领导经常深入档案局馆、深入基层单位调研，适时作出指导，及时帮助解决档案事业发展难题。为提高我区档案信息化水平，分管领导亲自带领我局馆人员赴浙江省舟山市档案局考察。二是列入总体规划。把档案工作列入区国民经济发展计划。三是人员到位。2015年区档案馆定编在职事业编制4名，区划调整后配备在职6名，其中行政2名，事业4名。同意区档案局馆按照闽委组参[2015]7号文和厦委办[1999]5号文规定参照公务员管理。成立局机关党支部。四是经费到位。区档案事业经常性经费列入一级财政预算，并逐年提高。此外，区财政又先后投入400多万元用于档案馆库房安全设施改造、档案信息化、政府信息公开场所和档案室等建设。
由于领导关心重视到位，人财物全面保障，我区档案工作取得明显成效。区档案局被评为省“四五”档案法制宣传教育先进单位、市2000—2015年度档案工作先进集体。2015年被评定为省二级档案馆，2015年被评定为国家二级综合档案馆。区档案局是区级文明单位。
2、大力加强村居档案规范化建设，全面提高村居档案管理整体水平。以往，我们每次组织对社区档案管理工作进行合格认定时，都会被要求帮助解决档案办公设备问题。如送一台电脑、给一部空调等等。对此，我们认真对待，组织了调研，形成了材料，并及时向分管领导汇报，引起高度重视。2015年5月，区两办转发了我局《关于大力加强全区村居档案工作的实施意见》。提出要全面加强对村居档案工作的领导，建立健全区、镇街、村居三级档案管理网络；要有针对性开展业务培训，尽快提高村居档案工作整体水平；要加强档案基础设施建设，确保村居档案安全有保障；要培养典型，确实提高村居档案管理层次等四项内容。 对村居基层单位，我区本着“多予少取”的精神，打破财政体制常规，区财政立项拔款 54 万元,镇街等额出资配套，对村居档案室硬件进行全面配套。除一个镇拟将其行政村档案集中管理外，其余村居全面完成档案规范硬件和制度建设。每个村居配置电脑、空调、照像机、档案软件、四位一体打印机、扫描仪、移动硬盘、防磁柜、灭火器、档案柜、防盗门、防盗窗或网、防强光窗帘等项。与此同时，结合我区新聘村文书，一律兼任档案员。我们经过认真组织实施和检查验收，全区32个社区居委会档案管理均通过合格认定，2015年成立的两个新社区正在抓紧建设中。农村档案工作整体水平也得到应有提高。由于该项工作同属区政协提案内容，因完成较好，得到区政协通报表扬。该举措得到《中国档案报》等报道，《浅谈新时期经济特区村居档案工作的落实与提高》调研文章在《中国档案》杂志刊发。
运行一段时间后，我们没有沾沾自喜，而是针对存在问题及时召开全区六个镇街分管档案领导和档案员会议，大家查摆不足，分析原因，提出解决办法。按照分级管理原则，进一步明确各镇街是抓好辖区内村居档案工作的主体，区局是要业务指导者，并直接挂勾每个镇街各一个村居，分工局馆人员联系。会上，区委分管常委对我区镇街、村居档案工作提出新要求：一是思想上要再重视。镇街、村居档案是全区档案工作的重要组成部分，要高度重视，要有完整记录镇街、村居真实历史的责任感和使命感。二是工作上要再加强。要充分利用已条件，按照要求抓紧做好档案的收集、整理、归档和编目等工作。三是思路上要再创新。要以镇街为主，创新村居档案工作思路，要抓典型、抓特色，抓出水平。
3、档案数据化全面拓展，档案信息化工作取得新突破，便民优质服务取得新成效。一是推行馆、室档案软件配套。2015年，区委办行文要求各相关单位配置馆室档案软件。共陆续配套馆室档案软件107套，其中：档案馆软件1套、区直机关（镇街）档案室软件52套，村居档案室软件54套。二是建设档案信息便民服务平台。2015年我区科枝立项投资近30万元建设“集美区档案信息化、便民服务平台”项目，网络平台配置了主服务器、热拔插硬盘、交换机和操作系统，还建立和完善安全体系。经过1年运行，网络工作正常，运行稳定，服务器、交换机及网络线路没有出现故障，机房安全无事故。通过科枝项目验收后，又顺利通过省档案局验收。三是积极推进馆藏档案目录数据化。我们在抓好档案目录录入基础工作的同时，针对馆藏档案目录数据不能通过验收现状，加强馆藏目录数据校对工作。经过努力，今年3-4月份，馆藏文书档案目录数据全面高标准通过验收。验收涉及馆藏77个全宗2.2068万卷、目录41.0455万条。（其中：第一阶段14个全宗1.0121万卷、目录19.5393万条，第二阶段9个全宗0.4025万卷、目录7.9489万条，第三阶段41个全宗0.7922万卷、目录13.5573万条。准确率第一阶段98.08%、第二阶段98.95%、第三阶段98.25%。）四是开展民生档案内容数据化。2015年我局被推荐参加全国档案信息资源开发利用试点。我们在全面落实试点任务时，针对近年来我馆档案利用情况，进行综合分析，确定优先安排每年利用率占70—80%的婚姻档案和土地延包档案等进行主要内容数据化。共数据化2585卷69186条，其中：婚姻档案2411卷56820条、土地延包档案174卷12366条。我们通过馆藏资源查询平台开展检索，大大节约查档时间，既减轻工作量、方便群众，又达到保护档案实体目的。这一有益做法被省局纳入经验材料，在全国档案信息化试点工作总结会上介绍。五是有效推进馆藏重要档案全文数据化。我局对这项工作做到早谋划早安排和有要求有方案。我们制定分步实施方案，确定具体工作流程，指定具体经办人，确保工作启动和顺利开展。为又好又快完成任务，我们指派2名同志到省馆跟班作业，学习全文数据化。目前，我区全文数据56.7013万页（其中：馆藏重要档案44个全宗51.66万页、现行文件32个单位44495页、1个社区档案3601页和2个族谱5册2317页）。
4、抓机制，抓队伍，以民为本，创新方法，推动档案工作健康有序运行。档案馆是窗口单位,其作风优劣、服务态度直接影响党群、干群关系，直接影响党和政府形象。几年来，我们坚持以民为本，主要抓：一是队伍作风建设。工作纪律是队伍作风建设的重要表现，我局针对工作纪律偶有松懈等问题，实行局馆人员上班使用网上OA办公系统签到。二是改进查档值班制度。从原来以谁接谁查档看似自觉，靠自觉而形成的混乱现象，到每人周值班影响其它工作，再到实行A、B岗值班办法，指派专人即A岗，其他人员即B岗，以A岗为主B岗为辅。三是细化分工，落实责任。我们在做好年度计划基础上，针对年度工作任务、项目内容，用人所长、避其所短，将全年主要工作，如具体项目、立档单位业务指导等分配到具体人员，并把落实情况作为年终考核和外派学习的主要依据。四是移出馆藏民生档案数据，提高工作实效。2015年底，我们办理部分馆藏民生档案数据移交到职能部门，如婚姻档案数据正式移交区婚姻登记机关，由该机关提供利用。我们还及时接收婚姻档案实体及其数据进馆，解决婚姻登记机关库房不足和保管安全问题。这样即减少我局馆直接查档量，又方便群众，节省查档利用社会成本。我馆查档利用数从2015年459人次2595卷，到2015年281人次1728卷，查档人次下降38.8%，效果十分明显。
5、突出抓好档案馆、机关联合档案室建设，提高档案安全管理水平。档案安全工作无小事，是摆在首位的第一重要的工作。我们重点抓档案馆、室安全设施建设。一是主动抓档案馆安全设施改造。我馆投入使用后，由于原设计原因，区档案馆与区机关办公楼一样，采用水喷淋消防系统，未设置监控、报警系统等，安全措施不到位。此事引起政府高度重视，财政立项92万元，改水喷淋消防为自动环保气体消防，改造除湿系统为自动化，建成了监控主自动报警系统，使档案馆安全措施全面到位；二是创造性建设机关联合档案室。我们本着便于档案利用和落实保管安全到位原则，把相对集中办公单位的自管档案，采取“集中管理、分属使用”办法，用建设档案馆标准，先后在集美、杏林两地设置二个机关联合档案室，有效改变多数机关档案室如同“杂物间”或小单位档案存放办公室等安全措施不到位状况。设置了公用档案室和人事专用、城建专用档案室等三个功能室，档案库房可以满足各立档单位自管档案和人事档案保管需要，城建档案存量30年以上。目前，全区有33个（占60%）机关单位和95%以上自管档案实现集中。档案装具设备先进，档案存储、利用方便，档案实体安全措施全面到位。
各位领导、各位专家：以上是我区档案事业发展的一些具体做法，但距档案功能的全面发挥，离党和政府与人民群众的要求还有差距。为此，我们要积极响应区委关于“奋力拼搏在集美，攻坚克难见实效”的号召，采取措施，主动作为。一是要加强全区档案员业务培训，提高工作枝能，发挥区馆、区机关（镇街）、村居档案室平台作用。二是要积极探索对实行“集中管理、分属使用”的机关联合档案室的管理办法，要着眼提高实效，发挥作用。三是要抓紧馆藏档案数据解密划控和目录数据与全文数据挂接工作，争取早日上网实现档案资源社会共享。我们要再接再厉，奋力拼搏，努力实现我区档案工作再上新台阶。
厦门市集美区档案局
2015年5月20日
为了进一步加强机关作风建设，市档案局按照《市机关作风建设活动实施意见》（宜办发【2016】4号）文件要求，紧密结合我市档案工作实际，认真开展了以弘扬八个方面正气，服务“三大战役”为主题的作风建设年活动。通过健全组织、加强领导、全面发动、认真查摆、整改落实，初步达到“作风建设年”提出的“机关作风得到整顿、干部思想得到提升、人民群众得到满意”的工作目标。现将有关情况汇报如下：
一、成立机构，明确任务，宣传发动开局良好
市委召开全市“作风建设年”活动动员大会后，市档案局党组即及时召开会议，统一思想，提高认识，专题研究部署开展“作风建设年”活动工作，成立了本局的机关作风建设年活动领导小组，统筹组织安排全局机关作风建设年活动的全面工作。局“作风建设年”活动领导小组，由局党组书记、局长任组长，两位副局长任副组长、各科室负责同志为成员，下设办公室负责督查实施开展这次“作风建设年”活动工作，并明确分工，责任到位，形成各科室各负其责、密切配合、全员参与、齐抓共管的良好氛围，为我局“作风建设年”活动的开展提供了组织保证。
为了深入开展好“作风建设年”活动，根据市委、市政府的统一部署，首先，结合本局的实际，制定了我局“作风建设年”活动工作实施意见，并上报了市“作风建设年”活动领导小组办公室。明确了这次活动的指导思想、目标任务、重点内容、实施步骤，致力于实现党员干部在思想上更加统一，真正把这次活动落到实处。其次，为了早宣传、早发动，3月30日召开了全局“作风建设年”活动动员大会。会上传达了市委书记在市机关“作风建设年”活动动员大会上的讲话以及宜办发[2016]4号文件精神，全面部署了局“作风建设年”活动的总体要求和方法步骤。局党组书记、局长罗春香作了动员讲话，要求全局党员干部统一思想，提高认识，充分认识这次“作风建设年”活动的重要性和必要性，要以这次“作风建设年”活动为契机，着力解决好我局党员干部在思想作风、学风、工作作风、领导作风、生活作风和廉洁自律等方面的问题，并要求党员干部切实从思想上、行动上积极投身到此次活动中来。通过思想发动和宣传教育，把全局党员干部的思想统一到“三个代表”重要思想和党的十六大精神的要求上来，统一到市“作风建设年”活动的总体部署上来，为我局开展“作风建设年”活动奠定了扎实的思想基础。三是为配合这次教育活动，加大宣传力度，在局办公楼墙报和档案信息网上开辟了“作风建设年活动”专栏，公布了我局“作风建设年”活动实施意见，并及时宣传报道了我局“作风建设年”活动进展情况，以便社会各界及时了解我局“作风建设年”活动的情况，为社会各界对我们下步对照检查、征求意见和监督，提供了畅通渠道，不仅扩大了我局“作风建设年”活动的影响面，也得到了群众的好评。
二、围绕中心，强化学习，服务意识进一步增强
为确保我局“作风建设年”活动顺利有序的展开，进一步提高党员干部思想认识，着力抓好政治理论学习，确保学习内容得到落实，我们一是借鉴先进性教育活动中好的做法和方式，针对本局工作实际，制定了切实可行的学习计划、学习内容；二是加强学习，提高素质。重点组织党员干部学习了胡锦涛总书记在中纪委七次全会上的重要讲话，学习了中共中央《关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》、《关于加强和改进党的作风建设的决定》、《为人民服务》等相关内容，并联系实际工作，在全局开展了以“服务三大战役，档案部门如何做”和“树新形象、创新业绩、促新发展”为主题的大讨论；三是创新学习方式，落实学习制度。在学习教育中，我们除组织党员干部参加辅导讲座外，还采取集中学习与个人自学相结合，组织讨论与中心发言相结合的学习方法，达到以学促改目的。第一公文网
理论与实践是相辅相成的，理论学习的最终目的是为了指导实践，具体到档案部门来说，进行机关作风建设活动的目的，就是要切实增强档案工作者的服务意识、大局意识和责任意识。为此，我们要求全体党员干部在学习的过程中，做到勤学、勤思，并结合档案工作实际和各自工作岗位情况，撰写学习体会，开展自查自纠。通过这一系列学习自查活动，全体党员干部的思想认识得以进一步提高，全局上下形成团结奋进、积极向上的氛围，大家紧紧围绕市委、市政府中心工作，创造性地开展档案业务指导和档案查询服务,受到广大干部群众的好评。
三、广集意见，落实整改，确保了各项措施的长效性
在活动的征求意见阶段，我局切实按照“上级点，组织查，自己找，群众提”的思路，广开言路，积极搜集信息，特别是关于局机关各方面存在的漏洞和缺点的信息，向机关团体、群众发放了《作风建设征求意见函》共80份，回收58份，其中群众回函12份，大部分提出了中肯的意见，在对意见进行梳理后，经过局务会及局党组的认真研究，制定了整改方案，确定了具体的整改措施。一是加强宣传，开展执法。以《档案法》颁发20周年为契机，举办了一系列宣传活动，扩大了档案工作的影响面，同时针对基层档案部门存在的实际问题，开展了档案执法检查，确保《市档案管理办法》落到实处。二是加大业务指导和档案信息化建设力度。以档案工作规范化管理为目标，制定了《市档案工作规范化管理实施规划》，加强对市直机关和县市区档案部门的业务指导，确保规划能够按期落实。同时，我们还以政务信息化建设为契机，抓紧制定了《市档案信息化建设“十一五”实施纲要》，力促档案管理的现代化。三是以开展“五型”机关建设为目标，在全市档案系统大力倡导档案工作者爱岗敬业、无私奉献的优良传统，从而进一步丰富了我局作风建设年活动内容，机关作风得到进一步加强。同时按照王刚同志的批示和国家档案局中央档案馆《关于开展向卞峰煜同志学习活动的决定》精神，在全市档案系统兴起向卞峰煜同志学习的热潮。
计划一：城乡居民健康档案管理工作计划
以人人享有基本医疗卫生服务为目标，以人的健康为中心，提高城乡居民对公共卫生服务的可及性，改善城乡居民健康状况，缩小城乡差异，促进社会和谐。按照《国家基本公共卫生服务项目》结合本中心实际，制定以下工作计划：
一、工作目标
通过实施城乡居民健康档案管理服务项目的实施，逐步建立统一、标准化得居民健康档案，利用健康档案，规范、科学的记录城乡居民的健康状况，加快信息化建设，实行动态管理，到年底，以疾病防治、健康保护、健康促进等为重点的健康管理体系在城乡居民中基本建立。
（一）健康档案建档率≥80%；
（二）健康档案合格率≥80%；
（三）健康档案使用率≥80%。
二、服务对象
辖区内常住居民，包括居住半年以上的户籍及非户籍居民。以0～3岁儿童、孕产妇、老年人、慢性病患者等人群为重点。
三、服务内容
（一）居民健康档案的内容
居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录。
1.个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和既往史、家族史等基本健康信息。
2.健康体检包括一般健康检查、生活方式、健康及其疾病用药情况、健康评价等。
3.重点人群健康管理记录包括国家基本公共卫生服务 项目要求的0～3岁月儿童、孕产妇、老年人、慢性病和重性精神疾病患者等各类重点人群的健康管理记录。
4.其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、会诊记录等。
（二）居民健康档案的建立
1.辖区居民到社区中心、社区服务站接受服务时，由医务人员负责为其建立居民健康档案，并根据其主要健康问题和服务提供情况填写相应记录。同时为服务对象填写并发放居民健康档案信息卡。【社区档案信息化建设】
2.通过入户服务（调查）、疾病筛查、健康体检等多种方式，由社区中心、社区服务站组织医务人员为居民建立健康档案，并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。
3.将医疗卫生服务过程中填写的健康档案相关记录表单，装入居民健康档案袋统一存放。农村地区以家庭为单位集中存放保管。并录入计算机，建立电子化健康档案。
四、加强领导，落实责任
（一）加强组织领导，明确职责任务
为保证项目顺利实施，成立城乡居民健康档案管理服务项目工作小组，负责项目的领导、组织、协调、监督工作。做好项目宣传、调查摸底、信息采集、基本信息录入及档案管理和更新工作。
（二）严格规范管理
按照《国家基本公共卫生服务项目》做好以下几个方面的工作：
1、提高认识。各社区卫生服务站要将这项工作纳入重要议事日程，加强领导，落实责任，明确任务和指标，合理安排进度，认真组织实施。
2、提高服务能力。结合辖区实际情况，健全管理制度和工作流程，严格操作，规范服务，保证信息采集的真实性和准确性，确保录入质量。【社区档案信息化建设】
3、要加强项目宣传。中心及社区服务站要做好宣传活动，层层宣传动员，让广大居民了解建立健康档案的内容和好处，动员广大群众积极踊跃参加。
4、建立健全绩效考核制度，完善考核考评体系和方法，保证任务落实和群众受益。同时，加强对项目执行情况的监督管理，严厉查处弄虚作假行为，让广大居民得到更多的实惠。
计划二：龙华镇卫生院居民健康档案管理服务工作计划
一、工作目标：
1.完成辖区常住居民健康档案的建立和电脑信息录入。以妇女、儿童、60岁以上老年人、慢性病人、残疾人、精神病人为重点人群，逐步扩展到一般人群。建立统一、科学和 规范的健康档案，并录入电脑实行微机化管理。
2.使健康档案及电子健康档案建档率达到70%以上，健康档案合格率达到100%以上。健康档案使用率达到60%以上。
二、具体措施：
1.组织领导：成立健康档案工作领导小组，全面负责居民健康档案建立工作的组织、实施、协调工作。领导小组定期检查如有不能达到规定的数量将列入年底绩效考核中。
2.培训宣传：居民健康档案工作领导小组定期组织各站相关人员进行培训，培训内容包括居民健康档案的科学建立、有效使用和规范管理，同时，采用多种方式在各社区范围内进行相关宣传，取得广大群众的支持配合。
3.建档方式：（1）门诊接诊：采用患者前来就诊，填写健康档案，健康档案的首页、第1页、第2页、第3页中的查体（妇科除外）接诊人员必须填写，带有*号的是选填的（如辅助检查，如果患者有化验结果就必须填写）。（2）在各村委会领导下，与各村委会配合，到
辖区采集居民个人基本信息等，取得健康档案建立的第一手材料。其中包括居民个人基本信息。（3）入户调查：采用下乡到村民家中采集方法。在入户采集的时候，为了得到辖区居民的配合，应加多宣传，加深辖区居民之间的沟通了解。同时，可以在村委会的配合下，与村干部、村医一起到家中采集信息。（4）健康体检：通过下乡入户调查对居民进行简单的体格检查并做登记，利用每年的妇女检查、儿童随防、慢非病人随访、老年人健康检查等方式进行采集
4.建档要求：（1）建立健康档案以及老年人、高血压患者、2型糖尿病患者和重性精神疾病患者的健康档案;(2)坚持循序渐进，从重点人群起步，逐步扩展到一般人群；（3）健康档案记录内容应齐全完整、客观真实准确、书写规范、字迹工整、基础内容无缺失。
5.信息录入：开始信息录入前对所有相关人员进行统一培训，使其掌握信息录入的基本操作方法及注意事项；健康档案的录入由各卫生站医生负责各自辖区内的档案录入。并保证录入的档案合格率达到100%
计划三：建立居民健康档案工作计划
一、工作目标
1.建立统一、科学、规范的居民健康档案，实现居民健康档案管理信息化。
2.以健康档案为载体，为城乡局面提供联系、综合、适宜、经济的基本医疗卫生服务。
二、主要任务
（一）建立城乡居民健康档案
1.健康档案内容。包括个人基本信息、健康体检记录、
重点人群健康管理和其它卫生服务记录。
2.建档工作方式。通过提供基本公共卫生服务、日常门诊、健康体检服务、医务人员入户调查等多途径的信息采集方式，遵循自愿与引导相结合的原则，为辖区居民建立健康档案。
3.确定建档对象。以孕产妇，0—6岁儿童、老年人群、高血压、糖尿病、重性精神疾病等慢性病人群为重点，逐步为全体居民建立城乡居民健康档案。
4.填写档案表单，发放信息卡。按照《国家基本公共卫生服务规范（20xx版）》填写要求，填写居民基本信息，记录主要健康问题和服务提供情况，填写并发放居民健康档案信息卡，详细说明用途与保管要求。初次建档，填写个人基本信息、健康体检表、信息卡。要求记录内容齐全完整、真实准确、书写规范，基础内容无缺失。儿童保健科室医务人员在新生儿访视时建立0—6岁儿童健康管理和预防接种服务专项档案；妇产科或妇女保健科医护人员在早孕诊断确认后建立孕产妇保健服务专项档案；医疗技术人员填写初建健康档案个人基本信息、实施健康体检并填写体检表。
5.表单记录归档。健康档案相关记录表单装入居民健康档案袋，农村可以家庭为单位，统一存放于社区卫生服务中心、乡镇卫生院。负责建立健康档案的村卫生室和社区卫生服务站，定期向乡镇卫生院和社区卫生服务中心报送已建立的健康档案，以便归档。按照自治区居民健康档案信息化实施步骤和要求，及时将有关信息录入电子健康档案。
（二）健康档案使用与居民健康管理
1.健康档案记录补充更新。社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院（村卫生室）要在居民复诊、医护人员入户服务时，调取、查阅健康档案，由接诊医生或入户服务的人员根据居民健康状况，及时更新、补充健康档案相应内容。其它医疗机构在居民就诊、转诊、会诊时负责填写接诊、转诊、会诊等服务记录，通过例会等形式定期进行信息沟通，保持资料的连续性。对需要转诊、会诊的居民，由接诊医生填写转诊、会诊记录，负责向社区转诊医疗卫生机构双向反馈。所有服务记录由责任医务人员或档案管理人员统一汇总、及时归档。已建档居民到社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院（村卫生室）就诊须持健康档案信息卡。
2.及时分析居民健康问题。社区卫生服务中心、乡镇卫生院至少每半年整理、分析辖区内城乡居民健康档案的有关信息，列出各类人群健康状况、主要健康问题、生活方式等列为重点管理对象。项目初期以重点人群为主整理、分析辖区居民主要健康问题，书面向旗卫生局和疾病预防控制中心报告。旗疾病预防控制中心至少每半年整理、汇总居民主要健康问题，提出预干建议，报告卫生局。旗卫生局、旗疾病预防控制中心每半年逐级向上级主管机构报告。
3.制定辖区居民健康管理工作计划。社区卫生服务中心、乡镇卫生院要及时制定辖区居民健康管理工作计划，明确主要健康管理对象、主要健康问题、干预措施。
4.实施辖区居民健康问题干预和效果评价。卫生局和专业公共卫生机构以及社区卫生服务中心、乡镇卫生院要有计划有重点地采取相应的技术和措施，组织实施辖区健康问题干预，开展多种形式的健康教育与咨询、预防、保健、医疗和康复等健康管理服务，并及时实施干预、效果评价。
5.农村建立居民健康档案可与新型农村合作医疗工作相结合。利用新型农村合作医疗居民发病情况信息，进行居民健康问题分析和干预等健康管理；利用居民健康档案管理项目整理分析居民主要疾病发生状况，逐步提高疾病干预能力和医疗保障水平。
（三）规范居民健康档案管理
1.配备健康档案管理人员。社区卫生服务中心、乡镇卫生院健康档案管理人员要符合《执业医师法》、《乡村医生从业管理条例》等有关法律法规规定，接受本项目的培训，并且成绩合格，方可录用。
2.统一居民健康档案编码。采用16位编码制，以国家统一的行政区划编码为基础，以乡镇(街道)为范围，村（居）委会为单位，编制居民健康档案唯一编码。同时以建档居民的身份证号码作为身份识别码，为在信息平台下实现资源享奠定基础。
3.严格健康档案使用的管理。居民健康档案为社会公共信息资源，健康档案管理者和服务人员、考核人员在使用、管理、考核等工作中有权使用健康档案，其它机构或个人需要使用健康档案时，必须向健康档案管理机构提出书面申请，管理机构批准并经居民本人或其监护人同意后，方可使用。使用健康档案要严格保护服务对象的个人隐私。
4.严格健康档案保存与保管。要为居民终身保存健康档案，要遵守档案安全制度，不得造成健康档案的损毁、丢失，不得擅自泄露健康档案中的居民个人信息以及涉及居民健康的隐私信息。除法律规定外必须出示或出于保护居民健康目的，居民健康档案不得转让、出卖给其他人员或机构，不能用于商业目的。城乡基层医疗卫生机构因故发生变更时，应当将所建立的居民健康档案完整移交给旗卫生局或承接延续其职能的机构管理，拒不执行并造成档案流失、损毁的，依法追究责任。
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