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一、确定帐龄时间段
帐龄时间段的划分，一般要根据企业给予客户的信用期，还要结合会计准则对计提坏帐准备标准的规定，帐龄时间段划分越细、间隔越短，坏帐的估计就越精确。通常情况下，对1年以内应收帐款的帐龄划分较细，而对1年以上的应收帐款则不做太多区分。以下是笔者采用的帐龄时间段的划分标准：
≤30天 ≤60天 ≤90天 ≤120天 ≤180天 ≤270天 ≤360天 1~2年 2~3年 ≥3年 财务人员可根据本企业的实际情况进行帐龄时间段的具体划分。本文将根据以上标准进行表格公式的设置。
帐龄时间段的划分标准，决定了本文涉及的表格数据采集时间段的长度及表格格式。由于帐龄分析需要3年以上数据，因此以2003年为基准时间计算，需要取得2000、2001、2002年连续3年的数据。
二、创建两类EXCEL工作文件将这两类文件分别命名为“销售回款2003”和“应收帐龄分析200306”。前者为计算帐龄的基础数据表格，每年一个文件，每月一个工作表，工作表名称分别为0301、0302，…；后者为数据汇总和分析结果表格，由于设置的公式多、数据量大，文件容量较大，为操作方便，最好每月一个文件，文件名后六位数代表所在年月。
三、 “销售回款”表的设计与制作
1、 “销售回款”表的格式：应收帐款帐龄分析的依据无外乎销售发生的时间和金额、回款的时间和金额等几个因素，因此，本表的设置应体现出这些因素。我们先设置“销售回款2003”表的格式：
2003年1月销售回款明细表 金额单位：人民币元序号 客户名称 客户类别 所在城市 上年欠款余额 销售净额 回款额 1 2 3 合计
上表在“客户名称”后面设置的“客户类别”、“所在城市”等栏目，是对客户属性的描述，对于今后开展管理分析将大有裨益，可根据企业业务特点进行灵活的设置。 将该工作表命名为“0301”（代表1月份的数据），并在同一个工作薄中复制11份，分别命名为“0302”、…、“0312”，代表2003年2~12月的数据。以同样方法制作“销售回款2000”、“销售回款2001”、“销售回款2002”三个表格文件。
2、 “销售回款”表的数据收集 对于未实行会计电算化的企业，该表只能通过手工方式进行数据录入了，当然如果数据已在其它EXCEL文档中，也可从其它EXCEL表格中导入。对于已实行会计电算化的企业来说，完全可以实现上表数据的自动导入，以“销售回款2003”中“0301”工作表为例，对操作方法说明如下：
a) 在财务软件中，将当月应收帐款客户级明细帐（不同财务软件的操作方法不一样，这里无法更明确地提出详细的操作细则）输出至EXCEL文件；
b) 将该EXCEL文件中的“客户名称”、“上年欠款余额”、“借方金额”、“贷方金额”列内容分别复制到“0301”工作表的“客户名称”、“期初余额”、“销售净额”、“回款额”列，至于“客户类别”、“所在城市”等信息，如果财务软件无法提供，可以手工输入或从事先建立的客户基础信息表格中取得。 以同样方法可以收集到其它各月（年）的数据。
四、 “应收帐龄分析”表的设计与制作帐龄分析公式的前提假设：⑴将每个客户当作一个整体看待，帐龄分析不具体到客户的某笔单项业务；⑵客户回款时，总是按照应收帐款发生的先后顺序回款，即回款先冲销时间较长的应收帐款（类似于存货核算中的先进先出法）。
由于在具体做1~3年帐龄分析公式时，要将近四年的销售、回款数据列在同一张表上，会使本文的文字表述及表格显示极为繁琐，因此本文仅介绍1年以内帐龄段的帐龄分析方法。
1、 “应收帐龄分析”表的格式： 
2、 “应收帐龄分析”表的数据来源： 表头的字母A、B、…、EG，表示EXCEL表格中的列标（其中隐藏了一些列，隐藏列中含2000、2001年各月数字，不用手工录入，在下面的公式设置中会引用到）；表头的1、2、…、12，表示EXCEL表格中的行标，可根据客户数量在第9行前增加行，表中的公式将不受影响。 上表有四种区域，其数据来源不同，分别按以下步骤得到：
a) 无底纹的单元格区域，需手工录入。
b) 底纹为竖条的区域，即“客户名称”列，需要从“销售回款”表所在月份“0301”工作表（这里以2003年1月为例）中复制过来。
c) 底纹为斜条纹的区域，即“销售额”、“回款额”和“欠款额”的“上年余额”列，需从“销售回款”各月的工作表中取数。由于各月的客户数量和每个客户在工作表中的位置（行标）可能均不一样，因此在使用取数公式时，不能用简单的“=”号从各月工作表中取数，而用“查找与引用”函数INDEX，具体公式如下（以AC列0201为例）：
=IF(ISERROR(INDEX("0201"!$A$1:$Z$200,MATCH($B5,"0201"!$B$1:$B$200,),6))=TRUE,"",INDEX("0201"!$A$1:$Z$200,MATCH($B5,"0201"!$B$1:$B$200,),6))
该公式用了三个函数钳套，分别是IF、ISERROR和INDEX，其含义是，如果INDEX函数出现了错误的结果（如#NA、#VALUE等，即B5中的客户名称在“销售回款”0201工作表中不存在），让本单元格显示为空，否则运行INDEX函数。IF函数帮助我们美化工作表，避免在表格中出现诸多错误信息符号。
INDEX函数即本公式第三部分、即第二组划线部分的含义是，在“销售回款2002”0201工作表第6列（销售额）中，查找并引用对应于B5单元格内容的值，即B5单元格内容在0201工作表中的第6列值。运用这个公式的好处是，无论“应收帐龄分析”表中的“A公司”在“销售回款2002”0201工作表B列的第几行，都可以取得其对应的第6列“销售额”的值。
将该公式纵向复制下去，可得到本列其它行的公式和值；将该公式横向复制，并将公式中的相应年月（如“2002”、“0201”）替换为单元格所对应的年月（如“2003”、“0301”），可自动得到其它各年（月）的值。这种数据导入技巧能帮助我们避免大量的数据重复录入工作，在我们的实际工作中应用范围极广。
d) 底纹为散点状的单元格区域，为帐龄分析区，帐龄及坏帐额的计算公式放置于此。以2003年1月为例，各种帐龄段的公式如下表。 
e) 在表格中的“坏帐准备计提比例”所在行对应的DX~EF，可以根据企业实际情况设定各种帐龄段的坏帐准备计提比例，在EG5单元格设置以下公式即可计算出每个客户的坏帐准备额： =SUMPRODUCT(DX5:EE5,DX$11:EE$11)
f) 将以上公式复制到第5行以下的各行。至此，1月份的帐龄分析表文件“应收帐龄分析0301”即告完成。将“应收帐龄分析0301”文件在同一文件目录中复制11份，并分别更名为“应收帐龄分析0302”、…、0312。重复上述b~f步骤，但需将公式中表示年月的数字替换为文件所属年月，2~12月的帐龄分析公式见附表1。
依此类推，可得到其它年度的帐龄分析表。