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企业财务档案管理 遵 原则第一篇
《会计档案管理的原则与方法》
会计档案管理的原则与方法
1.会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。是记录和放映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的——凭证、账簿和财务报告就是会计档案。
需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案，财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书，不属于会计档案。应按照文书档案管理办法执行。
2会计档案管理原则
集中统一管理；维护档案的完整与安全；便于利用。
3.会计档案管理制度
以《中华人民共和国会计法》为准绳，提高法治观念；按照《会计档案管理办法》的原则规定，制定具体实施办法；适应形势发展的需要，不断完善会计档案管理办法。各单位应建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。
4.会计档案机构
综合档案室。是国家机关或企事业单位建立的一种负责收集和保管本单位各种门类档案的内部性档案管理机构。综合档案室统管本单位党政工团、科技、会计、经营等方面的全档案。 会计档案室。是形成会计档案较多的单位建立在财会部门的专门性会计档案机构。有些大型或特大规模的企业，为加强对会计档案的集中统一管理，将所属机构的会计档案有效集中起来保管，以保证会计档案的齐全、系统、有序、得当，需要建立专门的会计档案室。
5.会计档案管理方法
5.1会计档案的收集
5.1.1会计档案收集工作的要求
（1）贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则，集中统一管理会计档案。
（2）遵循会计档案的形成规律。
（3）保证会计档案的齐全、完整和准确。
5.1.2会计档案的收集（归档）范围
（1）会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证。
（2）会计账簿：是按照会计科目开设账户，用固定格式帐页所组成的，以会计凭证为依据，序时、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产明细帐、其他辅助性账簿。
（3）财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括的反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月报、季报、半年报、年度财务会计报告。
（4）其他会计资料：包括：银行存款余额调节表，银行对账单，税务申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册（案卷目录）、会计档案销毁清册、 1
企业财务档案管理 遵 原则第二篇
《财务档案管理制度》
财务档案管理制度
第一章 总则
第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。
第二条 为了加强公司财务档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财务档案管理办法》，结合公司的具体情况，特制定本办法。
第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。
第二章 会计档案
第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
第五条 会计档案和范围
会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
（一）会计凭证
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
（二） 会计账簿、
会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
（三）会计报表
会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
（四） 其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
第三章 会计档案的装订和保管
第六条 会计档案的整理立卷 会计年度终了后，对会计资料进行整理立 卷。会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
（一） 分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
（二） 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
（三） 管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第七条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。
第八条 会计凭证装订前的准备工作：
(一) 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
(二) 按凭证汇总日期归集（加按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
(三) 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
(四) 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
(五) 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
第九条 会计凭证装订时的要求：
(一) 装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
(二) 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
(三) 装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
第十条 会计凭证装订后的注意事项：
(一) 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
(二) 在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第十一条 会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
(一) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
(二) 活页账簿装订要求。
1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。
2 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章
3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。 第十二条 账簿装订后的其也要求。
1 会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。 2 会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。
3 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。
4 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第十三条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。
(一) 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订；
(二) 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；
(三) 按保管期限编制卷号。
第十四条 会计档案的保管
当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：
(一) 开列清册，填写交接清单；
(二) 在账簿使用日期栏填写移交日期；
(三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第十五条 会计档案的保管要求。
（1） 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
（2） 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
（3） 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
（4） 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
（5） 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
第四章 会计档案的借阅
第十六条 会计档案的借阅
(一) 会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
（二） 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
第五章 会计档案的保管
第十七条 会计档案的保管期限。 各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。
（一） 凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。
（二） 定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（三）档案保管期限
⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年
⑵银行存款余额调节表和银行对账单 5年
⑶日记账 15年 其中：现金和银行存款日记账 25年
⑷明细账、总账、辅助账 15年
⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
⑹主要财务指标报表（包括文字分析） 3年
⑺月、季度会计报表（包括文字分析） 5年
⑻年度会计报表（包括文字分析） 永久
⑼会计档案保管清册及销毁清册永久
⑽主要财务会计文件、合同、协议 永久
第六章 会计档案的销毁
第十八条 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
第十九条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
第二十条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
企业财务档案管理 遵 原则第三篇
《某公司财务档案管理制度》
财务档案管理制度
1 财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计帐簿、报表和打印输出的书面形式的会计帐簿、报表等。它包括会计档案和财务文书档案。
1.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1.1.1 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。
1.1.2 会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐
簿，其他会计帐簿。
1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附
表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。
1.1.4 各类税务资料；
1.1.5 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的
会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计
档案销毁清册。
1.2 财务文书档案包括：
1.2.1 对外签订的各类合同和协议。
1.2.2 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件；
1.2.3 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、
预算、决议和规定；
1.2.4各类公司注册、变更及注销资料；
1.2.5与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表； 2 会计档案的整理
2.1 会计凭证的整理
当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。在指定的档案柜内摆放整齐。
2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。季度终了后，将季度财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。
2.3 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年1月31日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本帐一起收档保管。
2.4 财务文书档案的整理：
各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放；在本会计年度结束后，应于次月初10日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。
2.5 每月20日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的备份工作；
3 财务档案的保管
3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级管理的原则。
3.2 财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。
3.2.1 管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的
内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。
3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心
相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末20日前报送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。（计划预算报告及考核指标表仅上报电子版）
3.2.3 管理员于每年1月31日内将已装订好的上年帐册、财务报告在
登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。
3.2.4 管理员于每年元月31日内将已装订好的上年财务文书档案在
登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。
3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公
司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。
3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计
档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丢失、毁损情况。如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。
3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有
负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。交接过程必须清楚，填制交接清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。
3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的右上角。
3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。
3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，
应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。
3.6 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。
3.8 设立“会计档案查阅／借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。
3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向计划财务中心报告，并及时采取补救措施。具体保管要求如下：
3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，
周围应备有适应的防火器材；
3.9.2 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；
3.9.3 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以
防虫蛀；
3.9.4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，
以利查阅，并防止潮湿；
3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失
和泄密；
3.9.6 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施；
3.9.7 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复
制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
3.10 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。
3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管（如保险柜）。该套软盘同样做出编号和内容登记。
3.12 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、
定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4 财务档案的查阅
4.1 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》。
4.2 查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务部负责人批准。
4.3 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅／借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。财务档案原则上不得带出各公司计划财务部。
5 财务档案的借阅
5.1 财务档案原则上不外借。如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅／借阅记录”，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案借出。集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办理借阅，并办理登记手续。非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。
5.2 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准；档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。
5.3 财务档案借阅期不超过三天。如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅／借阅记录”，经借阅部门经理和各公司计划财务部门经理签字批准后方可续借。
5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人10元的档案占用罚金，扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。
5.5 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误后方可归档。
5.6 如会计档案遗失，由借阅人负责查找。如在确认档案遗失后一个月
企业财务档案管理 遵 原则第四篇
《财务档案管理操作指引》
财务档案管理操作指引
1.总则 1.1制定目的：
财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证，是公司档案的重要组成部分。为加强财务部财务档案的管理，规范财务档案管理过程中所涉及环节，妥善管理财务档案，避免由于管理不善而导致公司遭受损失，特制定本指引。 1.2 适用范围：
本指引适用于华人置业集团在成都成立的公司，包括但不限于：爱美高房地产（成都）有限公司、四川爱美高房地产有限公司、爱美高实业（成都）有限公司、四川忠信物业管理有限公司、成都市旺权投资有限公司。 1.3管理部门：
由财务部设财务档案管理员，集中统一管理财务部财务档案。 1.4财务档案的定义：
本指引所称档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，以及其它记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。上述资料除特殊说明外均指原件。
2.财务档案的范围及分类
2.1会计凭证：含会计原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证；
2.2会计账簿：含日记账（包括现金和银行存款日记账）、总分类账、科目明细账、往来明细账、成本费用明细账、台账及其他辅助账等；
2.3会计报表：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告; 2.4统计报表：对外部单位报送的相关统计报表；
2.5经济合同：含工程施工合同（含结算资料）、加工承揽合同、土地出让合同、投（融）资合同、设计合同、广告合同、销售合同及各种购销合同等；
2.6收据、发票：含公司所有收据、发票，税务机关颁发的发票领购簿、以及自制的收据、发票领用登记簿。
2.7纳税资料：纳税申报表，及其他报送税务局的相关资料；
2.8电子资料存储介质：含账套备份数据及各种电子文档、电子表格等。
2.9其他类：审计报告、验资报告、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、债权债务确认单（内、外部单位往来和个人往来）、银行开户资料、证件如税务登记证等、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册、其他应当保存的会计核算专业资料。 3.财务档案的整理
应遵循财务工作的规范，定期按照财务档案整理的要求对会计凭证、会计账簿、会计报表等进行整理，形成公司财务档案。财务档案可暂由财务部会计人员保管（出纳人员不得兼任），年度终了后，会计人员造册移交给财务档案管理员并由公司财务部负责人监交，一般要求在每年六月底前交接完毕。
3.1财务档案整理原则
财务档案的整理原则是“分类、有序、装订成册、分类存档”即档案按类别、时间顺序整理好后填制封面装订成册，将装订成册的档案分类归档。 3.2各类财务档案整理要点
由于财务档案种类不同，整理要点略有不同：
4.财务档案的保管
4.1财务档案的保管
4.1.1财务档案的保管应采用专用库房、专用箱柜，库房要上锁，不得随意乱放。发现问题，及时报告财务负责人进行处理。
4.1.2财务档案要系统管理，做到存放有序、整齐、系统排列。
4.1.3在档案保存期间，要做好防火、防水、防盗、防潮、防虫、防霉等工作；严防毁损、散失和泄密。发观问题及时采取补救措施，确保档案资料安全。妥善保管存有财务信息的磁性介质或其他介质，注意防磁防潮。
4.1.4机构变动或档案管理人员调动时，都应办理手续。由原管理人员编制财务档案移交清册，将全部档案逐一点交，接管人员接收，双方及监交人在清册上签字。 4.2财务档案保管期限
会计档案保管期限表
5.财务档案的借阅
5.1公司内部人员需查阅财务档案时，要经财务负责人同意并由档案管理人员陪同查阅。
5.2外单位需查阅财务档案，要有正式介绍信，经档案公司财务负责人同意后，方可办理查阅手续。 5.3调阅财务档案资料原件外出时的要经所属公司财务负责人同意并填写“财务档案借阅\领用审批单”（附表6），在财务档案调阅登记册上登记，归还时进行注销登记。遇特殊情况需将财务档案资料拆本使用时，必须经财务负责人批准，会计档案资料拆本使用后，财务档案员要及时装订成册。
6.财务档案的销毁
6.1财务档案的保管期限从该档案所属会计年度终了后的第一天算起。
6.2每年6月财务部应对所管档案进行清理，对达到保管期限，确已失去保留价值的财务档案资料，由财务档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（见附表7），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并填制销毁审批表（见附表8）报财务部负责人和公司法人审批并签署意见。
6.3销毁财务档案时，财务档案员要认真核对，并会同内部稽核人员及监销人员到销毁现场监销，防止失密；销毁后，财务档案员及内部稽核人员和监销人员要在销毁清册上签名，将监销情况报告财
务部负责人和公司总经理、公司法人。
6.4对应销毁财务档案中的未清债权、债务原始凭证，要单独抽取，分别立卷，由财务档案管理员保管到结清债权债务为止。 7.附则
本指引自颁发之日起开始执行。
企业财务档案管理 遵 原则第五篇
《企业档案管理规范》
企业财务档案管理 遵 原则第六篇
《财务档案管理制度》
财务档案管理操作规范
总体要求：
一、财务档案的内容及分类
二、会计凭证的管理
三、账册的打印装订及存档
四、档案归档管理
五、电子档案的管理
六、档案室的管理
七、档案的保密制度
八、档案的借阅
九、档案的移交及销毁
档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。
为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。
一、财务档案的内容及分类
1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；
2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。 3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；
4、银行资料； 5、税务资料； 6、各类合同； 7、财务人事档案； 8、公司制度文件；
9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。
二、凭证的管理：
1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。 2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。
三、账册的打印装订及存档
1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。 2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。 3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。
4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号
5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。 6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。
7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。
8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。
四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求
1.1
归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准
1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。 1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。
1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。
1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。
1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。
2、各类档案的归档要求举例
2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：
1）封皮；
2）目录（若资料较多）； 3）纳税申报表；
4）各税种税款计算清单（若有）；
5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件； 6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。 2.2装订要求
2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。
2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。
2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。
2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。 2.2.5图片
3、各类档案的存档方式
根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式： 3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。
3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。
3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。
3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。
4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类
4.2 合同接收前的审查
1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；
2）审查公司法律顾问出具的书面意见。
3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；
4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；
企业财务档案管理 遵 原则第七篇
《会计档案规范化管理2013》
会计档案规范化管理
一、会计档案管理标准
财政部和国家档案局联合下发的财会字[1998]32号文 《会计档案管理办法》 自1999年1月1日起施行。 二、会计档案的含义及来源 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 1．会计档案的来源：
（一）会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员。 （二）会计档案是会计核算的产物。 2．会计档案具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 3．会计档案的特点：
会计档案与其他类型的档案相比较，有以下特点： （一）专业性。 （二）严密性。 （三）多样性。
三、会计档案管理的规定
（一）立卷制度：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
（二）归档制度：按照《会计档案管理办法》中的规定，财务会计部门每年产生的会计档案，按照归档的要求进行整理编目，在财务会计部门保管一年之后，原则上应向本单位的档案室移交。
（三）保管制度：移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
（四）移交制度：
（1）单位撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。
（2）单位分立后且存续的，会计档案由存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案须经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。
（3）单位因业务移交其他单位，所涉及的会计档案由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存。
（4）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，各单位的会计档案由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
（5）建设单位在项目建设中形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交项目接收单位。
（五）交接手续：移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接时，双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章。
（六）调阅制度：查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度。本单位工作人员查借阅凭证、账簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档案，须经本单位领导批准后方可接待，如要复制亦必须经本单位领导批准。
（七）销毁制度：会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案必须从中抽出继续保存。销毁批准权限和手续有严格的规定。 注意事项：保管期满但未结清债权债务及有其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
课堂练习 [多选]
下列有关会计档案销毁的表述中，正确的有（） 。 A．会计档案销毁时应由单位档案机构提出销毁意见 B．会计档案销毁时应当编制会计档案销毁清册
C．会计档案销毁时单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见 D．会计档案销毁时应由档案机构和会计机构共同派员监销 显示本题答案 答案：ABCD 【答案】ABCD
四、会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。如：1996年度终了日为12月31日，保管期限按1997年元月1日开始计算。（具体见附件表一：企业和其他组织会计档案保管期限表）
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