文件制发单位是放到书名号里面还是外面？

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文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇一：公文发文格式和细则

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇二：如何制发公文

* 工作研究 *

如何做好机关公文制发工作

杜 鹃

（省气象局办公室 230061 ）

公文是国家机关在实施管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验等重要工具。具有鲜明的政策性、法定性、权威性、严格的规范性和较强的时效性。因此，做好公文处理特别是公文制发是机关工作的一项主要内容。现就围绕公文制发工作中常见的问题，就如何进一步做好发文工作，不断提高公文质量，谈几点意见。

一、正确使用文种

公文文种通常为13类，我们常用的有9类：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

1、报告、请示

“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”是阅件，“请示”是批件，是要给批复的。如文种使用错误，批件很可能就会作为阅件处理，造成报文单位工作受到影响。

2、“函”的文种和“函的形式”

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

3、“意见”文种的使用

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明

确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。办文单位应根据不同情况予以处理。

4、不可无文种或使用非文种

没有文种或使用非文种的文稿不能算是正式公文，例：汇报、建议等。在某些公文题标中，发文机关名称、事由有时可省略，如“通知”，但任何情况下文种都不可以省略。

二、规范发文格式

发文格式一般包括发文机关标识(文头)、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。公文格式的规范与否，直接影响到公文的版面质量，在制作过程中，要特别注意以下几点：

1、文头使用。目前省局发文标识有4种：上行文头（用于请示、报告、意见）；下行文头（用于通知、通报等）：平行文头（用于函格式）和会议纪要文头。对没有文头，或只用一张信纸，或手写的文稿，收文单位应不予受理，一是态度不严肃，二是无法存档、查找。文头和印章要相符，如：文头为“某某市气象局”，印章也应为“某某市气象局”。

2、发文字号（机关代字、年份、序号）。根据 有关规定，机关代字不用“字”、序号不用“第”，不编虚位，年份统一用公元纪年全称，并用六角号“〔〕”，否则即为不规范。

3、标注签发人。上行文需标注签发人，平行文和下行文则无需注明签发人。

4、标题。公文标题一般不超过40字，最好是20字左右：人名、地名、年份、词组不可分成两行，一定要做到词意完整。关于转发文，标题可概括主要内容，避免重复使用“关于、转发、通知”等词和文种，但在正文中如需要标注转发文的标题，应该标注完整。另外，注意转发文用词要合理：“批转”的是下级的文件；“转发”的是上级或不相隶属的同级的文件；“印发”的一般是自己本部门文件。关于标题的标点符号，标题一般不用标点，除法规性文件（规章制度）外，一般不用书名号。要避免文种使用不当、标题与内容不符，比较常见的如“请示”内容，用的却是“报告”文种。

5、主送机关和抄送机关。主送单位即负责办理、答复的机关，除普发性文件外，只主送一个机关，特别是请示文，切忌一文多报或报领导个人。主送机关和抄送机关排列顺序要正确，应先外、后内；先上级、再平级、后下级；同一级别的单位应：党、政、军、群。

抄送机关。文件内容涉及有关机关的职权范围，需要征得配合时，应抄送该单位，凡和文件办理单位无关的单位，不要到处抄送。受双重领导的单位，必要时请示文可主送一个，抄送一个。请示文在未得到批复时不要向下级或平级抄送。

6、附件。附件是指附在正文后面的文件、材料、图表和声像资料等，是公文的重要组成部分，应在正文之后空一行、成文时间之前注明顺序和名称。目前存在较多的问题一是附件标注位置不对，有的标注在时间之后；二是附件的标注和顺序与附件正文的名称或顺序不符，比较乱。行文时一定要按要求、顺序和附件名称做到前后统一。

7、成文时间。一是时间要确切，应以签发人签发的时间为准，联合发文，应以最后签发人签发的时间为准；二是数字应用要规范，公文中的数字，除了成文时间和一些成语或习惯性用语用汉字外，其余一律使用阿拉伯数字。

8、印章与正文要同处一面。当公文的正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必要使印章与正文同处一面，不得再采取标识“此页无正文”的方法解决。

9、主题词。主题词是对公文内容的高度浓缩和简洁包容，为方便于公文的存档和计算机检索，因此不是随便提几个词就行了，一般不超过5个词组，且注意最后一个词组为文种。

10、规范页码。页码是公文的组成部分，正确的页码标注应该是单页码右空一字，双页码居左空一字。切忌避免在一份公文中，出现有的有页码，有的没页码，有的在左，有的在右等混乱现象。

11、联合行文排序。顺序排列：行政机关联合行文，主办机关排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。上、下级不可以联合行文。发文字号：使用主办机关的发文字号。印章：上行文，主办单位加盖印章即可，平行文和下行文，要依照文头依次加盖印章。

12、结构层次序数。正确使用结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”，第五层为“①”，第六层为“a”。

13、公文用纸。公文用纸规格一般采用国际标准A4型。

14、其它，公文制发过程中要避免出现页码颠倒、领导职务出错、没有主送机关和错、别、多、漏字等现象，公文承办单位和发文主管部门在公文文稿的草拟、审核、校对及印制的整个过程中，要一环扣一环，严肃认真，一丝不苟。

三、遵循行文规则

发文规则是指各级机关公文来往时需要共同遵守的制度和原则，它规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系。根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文，在发文时应按授受关系正确予以使用，从而使各项工作有条不紊，高效运行。

1、不越级行文。下级机关向上级机关行文用上行文（请示、报告、意见等），下级机关应按隶属关系对上级机关行文，一般不越级行文，若遇特殊或紧急情况须越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。上级机关对下级机关行文用下行文（决定、通告、通报、批复、通知、意见等），上级机关如有必要越级向下行文时，应当同时抄送受文机关的直接上级机关。平行或不相隶属的机关这间行文用平行文（函、意见、通知等）。

2、不越权行文。一是指在行文过程中，如果有涉及其他部门职责范围的事项，应主动与其他协商，达成共识，方可单独或联合向下行文，否则将会出现“文件打架”、“政出多门”等现象，造成工作中的许多矛盾。二是指内设机构中除了办公室外，不可对外制定政策性、法规性文件，但在本部门的职权范围内可以“函”的格式向各市气象局、局直属单位及相关部门行文；省局直属单位不得以局名义行文，如确有需要，应归口管理，由局相关的职能单位负责承办。

3、“请示”应一文一事，要求上级批复的问题，要明确提出，不要含糊其词。切忌重复、多头报送，因为这样极易造成重复拟办，多头批办或重复批办的现象，比较混乱，不利于提高办文办事效率。如确需同时报其他机关，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级机关。另外，除上级领导直接交办或有专门交待以外，不得以单位名义向领导个人报送“请示”，应按要求正式行文，直接寄(送)上级单位办公室，由办公室负责呈批。

局内设机构向局领导请示、报告问题，文件主送机关可署称“局领导”。

4、报告、请示要严格区分。“报告”中不得夹带需要审批和答复的问题和事项，更不能“报告”、“请示”合二为一。如果需要向上级部门提出意见和建议，应当以“意见”文种上报。

5、可由局职能部门解决的问题，不要上报省局，可以“函”的格式，经送有关职能部门，也要注意只能主送一个部门，不要同时主送几个部门，但可以抄送的形式给相关处室。

6、党政要分开。行政文和党组文是两个不同的序列，不要混为一谈，以市局党组名义报省局，或以市局名义报省局党组，都是不正确的，应当予以注意。

四、严格发文办理程序

发文办理包括拟稿、审核、签发、登记、膳印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等。

在目前实际的发文办理过程中，文稿质量不高，文件倒流，办理程序混乱等现象时有出现。例如有的文稿空话、套话较多，缺少实际可操作性；还有的承办单位拟完文稿后，不经有关人员审核，直接送局领导签发，然后再送局办公室审核、编号等，从而接影响了发文的质量和办文效率。

1、拟稿

（1）发文承办单位在拟文稿时，一是注意文稿内容要符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定；二是要情况确实，重点突出，观点明确，逻辑条理清楚，文字精练，标点准确，篇幅简短(“请示”一般不超过1000字，“报告”一般不超过3000字)；三是人名、地名、数字、引文要准确；四是必须使用国家法定的计量单位；五是正确使用结构层次序数，即：“一”、“(一)”、“1．”、“(1)”。

（2）上行文要尽量做到：一是用语尊重，敬而不卑；二是言简意赅去掉套话、空话。上行文主要是说明理由、叙述事实，要观点明确，语气肯定，不说模棱两可的话。特别是“请示”文，必须明确、具体地列出所请示批准的问题；下行文用语要持重、准确，不能产生歧意，只能有一种理解。要求使用规范化的书面语，不能用口语，不要滥用方言和行话，不要滥用简称。需要贯彻落实的文件，措施要具体、明确，具有可操作性。 平行文用语要谦和，不能用命令、告诫性的语言。要使用尊称，例：“贵局”、“贵委”、“敬请大力协助为盼”。分寸适宜，不要用“定于”，可用“拟于”、“希于”等。

2、审核。

局、处发文文稿均应由办公室负责核稿。公文文稿的审核，主要是把好公文的政策、质量关，并确定要不要发文、以什么方式发文、是否需要会签，以及文种使用、公文格式、（下转第19页） 文字表述是否符合要求。局发文稿，需经承办单位负责人一审、局办公室文件秘书二审、办公室分管领导三审后，提出审理意见，呈局领导签发。非特殊情况，承办单位不可直接将文稿送局领导签发。

3、领导签发。

局发文由局领导签发，处发文由处领导签发，重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由办公室主任签发。签发人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。非特殊情况，未经办公室核稿的公文文稿，局领导不应接收、签发，办公室不打印、用印。

4、登记、编号、送印、校对。

经局领导签批后的文稿，应送办公室登记、编文号、确定发送范围和份数，按缓急程度安排打印。公文文稿由拟文单位负责校对，校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不能对文稿内空擅自加以改动。

5、会议纪要审签。

会议纪要除有其固定的格式外，会签也要按正确顺序进行：形成后的会议纪要第一稿应呈主持会议的领导审阅、定基调，再从低到高送参会者修改、会签，最后由主持会议的领导签发。参会人员如有对会议纪要文稿的内容有不同意见，要通过协商，以达到共识。

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇三：文件管理制度

Xx有限公司

文件管理制度

第一章 总 则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度；

二、文件是公司传达方针政策，发布行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具；

三、公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率；

四、文件处理必须严格执行《公司保密工作条例》，确保公司秘密的安全，必须做到准确、及时，按照规定的时限和要求完成；

五、公司文件由行政办公室统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，文件立卷归档按照《公司档案管理制度》执行；公司应当配备专人负责文件处理工作，文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第二章 文件种类

公司的文件种类主要包括。

一、条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；

二、规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；

三、制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

四、通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各部门周知、办理或

执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；

五、通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

六、请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

七、报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；

八、批复：对请示事项予以答复；

九、会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；

十、函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。

第三章 文件拟制规范

一、页面设置

1、页边距：上—2厘米，下—2厘米，左—2.1厘米，右—2.1厘米；

2、纸 张：A4。

二、标题位置居中。

三、正文段落设置

1、书 写：文字从左至右横写、横排，左侧留装订位；

2、对 齐:两端对齐；

3、缩 进:左边缩进—0厘米，右边缩进—0厘米，首行缩进—1.1厘米；

4、间 距:之前—0，之后—0，行距—24磅；

5、正文宽度为16.8厘米;每段开头空两行；

6、拟文时间为左边缩进8.4厘米,居中。

四、页码设置

1、多页文件应标明页码；

2、位 置：页脚；

3、对齐方式：居中；

4、页脚与边界距离：1.4厘米。

五、字体、字号设置

1、文 号：4号仿宋GB2312；

2、大标题：2号黑体；

3、二级标题：3号仿宋GB2312；

4、正文(包括主送单位、附件、发文时间等)：3号仿宋GB2312；

5、其他设置

“主题词”——3号黑体；

“主题词”内容——3号仿宋GB2312；

“主送”、“抄报”、“抄送”、“发”——4号黑体；

主送、抄报、抄送、发送单位、印制单位、印制时间、份数——4号仿宋GB2312；

六、文件格式

1、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

2、文件标题应准确简要概括文件的主要内容，禁止单纯使用“通知”、“通报”等过于含糊的标题；标题中除书名号外,一般不使用标点符号，标题和文件中如出现数字，除规定的以外，必须使用阿拉伯数字；

3、发文字号包括代号、年号、顺序号：

公司发文代号分为三种：①“xxx发”、②“xxx人发”、③ “xxx企发”；冠以发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转，力避随意发文。

①用于公司及各部门的对内对外发文，由行政办公室统一编号；

②用于公司某项专业性的对内发文，文件由主管部门自行编号，行政办公室统一认定（以②代号发文，须在发文权限范围内）；

③用于企管部或各职能部门的对内发文，文件由发文部门自行编号，行政办公室统一认定（各职能部门以③代号发文，须在发文权限范围内）。

4、密级按《公司保密工作条例》分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级： 绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内； 机密文件：阅后应立即保存在保险柜内；

秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

5、按紧急程度要求，分为“特急”、“急”、“平”：

特急：限４个工作时内完成；

急：限８个工作时内完成；

平：限１６个工作时内完成。

6、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确；

7、文件如有附件,可在正文之后另起一行注明“附:**”；正文中如有图表，应作为附件放在文后，图表中的字体和字号可根据需要自行设置；

8、发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准；

9、落款、盖章要求:

通过电子邮箱系统发送的文件不盖章，以纸文形式发送的文件需盖章后发送；对外行文盖章不落款；如没有文件头和文号,必须落款注明发文单位全称； 印章应盖在拟文时间的中间上方，上沿不压正文,底边在拟文时间之下，所盖印章要与发文文头吻合。

10、正文结束后，如所剩空间不够编写“主题词”、“主送”、“抄报”单位、拟文单位等，可连同拟文时间移到下一页进行编写，并在首行注明“（此页无正文）”，“主题词”应反映文件标题内容，以三个词为宜，两字间空一字；

11、主送单位（部门）：以公司名义制发文件的受文单位（部门）：

上报政府部门、行业主管部门、金融部门等的文件主送单位为上报单位的全称；

下行文的主送部门统一为：各职能部门。

12、抄报单位（部门）：指非主送的上级机关（部门）；

13、抄送单位（部门）：指无隶属关系的和同级的单位（部门）。

第四章 文件办理

一、发文

发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档、销毁等程序。

1、发文一律使用《山东宁联机械制造有限公司拟文稿纸》（见附件一）；

2、发文程序如下：

⑴、内部发文

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→ 各部门会签（规章制度类，其他

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇四：公文的基本常识

第一节 公文概述

什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用„„等等。

写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。

根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令)；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。

以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。

公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

二、公文的格式与要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

（一）发文机关（版头）

发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

１、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。

３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

（二）公文份号 〖HT〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

（三）秘密等级 〖HT〗公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。

（四）紧急程度

紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。

（五）发文字号 〖HT〗发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。 （六）签发人

签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

（七）标题

公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

拟写公文标题时，应特别注意以下几点：

１、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。

３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：

国务院关于依靠科技振兴农业

加强农业科技成果推广工作的决定

（八）主送机关

主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

确定主送机关应注意：

１、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。

２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。

４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。

（九）正文

正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。（写法见后）

（十）附件

附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附于正文之后。

（十一）印章

印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。

（十二）成文时间

一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

（十三）附注 〖HT〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

（十四）主题词 〖HT〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

（十五）抄送机关

民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

十六）印发机关和时间

印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。

三、公文正文的写作方法

草拟公文正文必须符合以下要求：

(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。

(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。

(五)结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。

(六)公文中应使用国家法定计量单位。

(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇五：文件管理办法

文件管理办法

第一章 总则

第一条 为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 按照“严谨、高效、优质”的原则，综合办负责公司文件管理工作。协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密。

第三条 本办法是规范公司行政性文件的管理。主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。

第二章 收文办理

第四条 收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理。

第五条 收文登记

1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。

2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。

第六条 拟办。综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示。

第七条 批办。公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理。

第八条 承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。

承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。

第九条 催办、办复、归档。综合办对文件办理应跟踪、催办。承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导，并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。

第三章 发文办理

第十条 发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括：拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。

第十一条 拟稿、核稿。

1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。如需相关部门会签的，应送相关部门负责人

会签。

2、核稿重点是：

⑴是否需要行文。

⑵文稿内容是否符合要求。

⑶文字表达是否清晰。

⑷使用文种是否得当。

3、综合办应对文件体例、格式、行文规则等审核把关。对存在以下情况之一的，实行退文处理：

⑴直送领导个人，领导交办专题事项和紧急突发文件除外。

⑵越级行文。

⑶文件主旨表达不清，错漏文字严重。

⑷未按领导批示行文。

⑸主送或抄报、抄送不当。

⑹文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等。 ⑺不使用规定文件版头。

⑻其它不符合行文规范的问题。

第十二条 审批、签发

1、综合办核稿后由拟稿人呈送公司领导审批、签发。

2、公司分管领导按职责权限审批，呈报总经理审批的应在分管领导签署意见后呈送。重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。

3、签发文件。

⑴公司行政编号文件由总经理签发。

⑵公司行政对外发文必须经公司分管领导审核和总经理审批。

第十三条 校对、编号、用印、分发、存档。

1、文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改。

2、以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送综合办复核签字和编号。

3、拟稿人负责校对、打印正式文件和办理加盖印章。正式文件打印份数按存档一份及外发文件数量而定。

4、经综合办编号的文件，拟稿人应将盖章后的正式文件及其电子文档、连同领导修改审定底稿送交综合办，由综合办统一发文后归档。非编号的业务性内部发文，由业务部门发文，并指定专人按规定归档。

第十四条 公司内部下发的人事任免类文件由综合办编号、发文、存档。

第四章 文件的主要种类和行文规则

第十五条 文件的主要种类

1、决议。经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

2、决定。对重大问题或行动做出安排或决策。

3、规章制度。由公司制定或批准，规定某些事项或职权。

4、通知。传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项。

5、通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

6、请示。向上级请求指示和批准。

7、报告。向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求。

8、批复。答复下级请示事项。

9、函。相互商洽、询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等。

10、会议纪要。记载会议主要精神和议定事项。要求与会单位或人员共同遵守、执行。

第十六条 行文规则

1、在职权范围内行文。

没有公司领导授权，任何部门或个人不得对外行文。部门文件只作为公司内部业务工作布置、请示、报告使用。

2、根据工作关系行文，选择适当文种。

向下属单位制发下行文，如决定、通报、通知、批复等。向上级单位、部门制发上行文，如请示、报告、汇报。平行关系、不相隶属关系的文件往来使用平行文，如函等。

3、确定行文路线。

上下行文一般采用逐级行文，不得越级请示和报告，如特殊原因需越级行文的，必须抄报被越过的单位。重要事项下行文可采用多级行文，同时通报，提高工作效率。

4、确定行文方向主次。

普发性下行文件可以多头行文。上行文或指导性文件通常以一个单位为主要受文者，即一个主送单位。在下列情况之一，文件应向次要受文单位抄报或抄送：

⑴向下级主送重要规定性、领导指导性的文件时，可向上级抄报。

⑵越级行文时应向被越过上级抄报或向被越过下级抄送。

⑶受双重领导或多重领导时，向其中一个负责办理责任的上级单位主送文件的同时，抄报其他上级单位。

⑷抄送其他应当和需要了解文件内容的单位。

5、需协商的问题应在行文前充分协商。

第五章 文件格式

第十七条 文件格式主要指文件的外观形式，包括具体反映在文件页面上的文件各个组成部份、附加标记等。如文件版头、版面安排、字体字号、字距行距、用纸尺寸等。通过合理安排，使文件有一个整洁、舒适的外观，便于阅读和文书处理。 公司文件格式主要依据《国家行政机关公文处理办法》和《行政公文印制说明》，结合公司的实际确定。

第十八条 文件格式内容

一、用纸规格。国际标准A4

二、版式要求。使用

Word

三、文件版头。

1、发文机关标识：发文机关全称+文件，一号宋体字，红色，顶行空2行，居中。

2、发文字号、文号：发文机关代字+[年份]+序号在发文机关标识下行，居中，三号黑色仿宋

字体。发

210mmx297mm ⑴公司文件 公司决议：XX决字[XXXX]XX号 公司会议纪要：XX纪字[XXXX]XX号

⑵公司经营、管理文件：XX政字[XXXX]XX号

⑶公司对外函件：XX函字[XXXX]XX号

⑷公司人事任免文件：XX人字[ XXXX]XX号 3

四、文件标题。眉线下空一行，居中，二号仿宋体字。文件标题应准确简要概括文件的主要内容并标明文种。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

五、主送单位。标题下空一行，左侧顶格，小四号仿宋体字，冒号。主送单位是文件的主要受文单位，应使用全称或规范化简称。

六、正文。主送单位下一行，自然段始左空2字位，回行顶格，小四号仿宋体字。正文文字排版应在版心尺寸之内，每页31行，1.5倍行距，每行约40个字，版面干净，字迹清楚无断划，版心不斜。

七、附件。正文最后下空一行，左空2字位，小四

×××××× 1、×××××× 2、××××××。

八、发文机关。发文机关名称，小四号仿宋体字，应使用全称或规范性简称。

九、成文日期。发文机关名称下一行，居中于发文机关名称，汉字，年、月、日写全，“零”写为“○”，以公司领导最后签发的日期为准。

十、发文印章。单一发文印章压成文日期，印章中正，骑年盖月，上大下小。联合发文两印章，相距3 mm均压成文日期。会议纪要一般不加盖印章。

十一、主题词。小4号加粗黑体字，居左顶格，词目用小四号仿宋体字，词目之间空一字位。

外发的正式文件应标注主题词。会议纪要和函件一般不加注主题词。主题词下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位。

十二、抄报。小四号仿宋体字，机关名称之间逗号隔开。抄报下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位。

十三、抄送。小四号仿宋体字，机关名称之间逗号隔开。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓的其他单位，应使用全称或规范化简称。抄送下加印黑色反线，左侧空一字体。

十四、印发机关及印发时间。以上八至十四的位置为文件最后一页。

十五、页码。采用阿拉伯数字，由电脑设置形成，居中。

十六、颜色。文件头的文字、眉线和发文机关印章为红色，其他如文号、收发文机关、正文、成文日期、主题词等均为黑色。

十八、装订。左侧装订，上下平装，不增页、不缺页、不倒页。

第五章 文件传阅

第十九条 本着“保密、及时”的原则，按照文件规定或公司领导的批示进行传阅。文件传阅采取专人送传阅的方式，由办公室负责送、收、传，确保应阅领导或人员及时阅看文件。

第二十条 传阅文件要填贴上《文件传阅表》，如要办文的及时送承办部门阅办。

第二十一条 办公室要根据传阅范围做好传阅文件的催阅、催退，加速文件的流转。文件传阅后应及时归档。

第六章 电子文件报批

第二十二条 电子文件报批是指通过公司内部办公自动化系统，对自下而上报批包括工程项目、物品采购、付款申请和其它具体业务等文件的处理。电子文件报批程序主要包括：经办人填写报批表单、主办单位报批、职能部门初审、公司分管领导审核、总经理审批。

第二十三条 填写报批表单。经办人在公司内部办公自动化系统新建报批表单，详细填写报批事项。

第二十四条 主办单位报批。主办单位负责人应提出报批理由、实施方案、费用预算等意见。 第二十五条 职能部门初审。相关职能部门负责人或授权主管对报批事项进行核实初审，需要其他职能部门会审的应及时分送、汇总提出初审意见后报公司分管领导。

第二十六条 公司分管领导审核。公司分管领导按职责权限对报批事项提出审核意见或审批意见。

第二十七条 总经理审批。总经理对公司分管领导送转的报批事项进行审批或按规定召开召开领导班子会议审定。

第七章 文件立卷归档

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇六：公文处理

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇七：行政单位公文格式

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体 [公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文

主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

二级标题为三号黑体

三级标题为三号仿宋加粗。

正文均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字

2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

3、文号用四号仿宋体字加黑

4、签发人用三号楷体字

5、标题用二号宋体字加黑

6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）

（二）（三）……”用三号仿宋体字

7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）

8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

10、印发传达范围用三号仿宋体字

11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字

12、抄送机关名称用四号仿宋体字

13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字

公文各要素和标识简单介绍。

一、眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称

或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发„1999‟82号”，“×政发”指发文机关代字，“ „1999‟ ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

二、主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报

送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。

6．发文机关印章。按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机

关加盖印章。

7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1．格式中的几个用线。

(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇八：行政公文管理制度

行政公文管理制度

一、目的

为使公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对行政公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于各职能部门、各子公司可参照本办法制定相应的行政公文处理及督查办法。 三、职责权限

1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分（子）公司的公文处理工作。

2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。 四、管控说明 （一）定义

1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司内部公文、对外发文、外部来文办理情况的督促检查。

（二）发文形式

1、凡是制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。

2、凡是公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。

（三）公文种类

1、决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。

2、决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

3、通告、通知（或公告）——适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章） 4、通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

5、报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。

6、请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。

7、函——适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、

联系函）。

8、规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规

章制度。

9、会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。 （四）公文格式及规则

1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。

（1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。 （4）发文字号应当包括代字、年份、序号。

（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。 （8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件除外）。

（9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。

2、公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。 （五）发文办理及督查

1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

2、 公文拟稿、发文

（1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规则编号、印制、用

印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。

（2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、分发。

3、签发时限

根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。 （1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2个工作日内签发。 （2）急件应于拟稿当日签发。

（3）特急件应在拟稿完成后随报随签。

4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向行政管理部反馈办结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反馈办结情况。

（六）发文办理及督查

收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司内部来文，由文件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。

1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。

2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。

3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：

（1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。 （2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。

（3）对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。

4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。 （1）平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。 （2）急件应于文件送达当日内阅批。 （3）特急件应随送随阅批。

（4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。

5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。

6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。

7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。

（七）公文归档

1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。

2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。 （八）公文管理

1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销毁。 3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。

5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。 （九） 附则

1、本办法自下发之日起执行。

2、各部门、各分（子）公司按照给定的模板行文，将LOGO和公司名称替换。 3、本办法由集团行政管理部负责解释。 附件：1、对内文件格式XZ-BG-001 2、发文字号

3、对外公文格式（红头文件）

4、公司便签纸XZ-BG-002 5、对外商务函XZ-BG-003 6、发文审批单XZ-BG-004 7、收文处理单XZ-BG-005 8、文件发放记录XZ-BG-006 9、文件接收记录XZ-BG-007 10、销毁记录XZ-BG-008

起草： 审核： 签发：

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇九：公文文档

公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

编辑摘要

本词条内容尚未完善，欢迎各位 编辑词条，贡献自己的专业知识！ 什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷坛，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。

换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

公文：是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”是这样规定的：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人

员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

公文具有册令作用、联系作用和凭证作用，从而体现了国家行政机关的管理职权。

(1)具有册令作用

即通过公文将党和国家的方针、政策、本机关的决策意图，传递给其他社会组织及其成员，达到统一行动的目的；如法律、法规和规章，具有规范人们行为的作用。

(2)具有联系作用

即公文可对上下级组织之间进行协调和沟通，可在平级和不相隶属的组织之间交流信息、通报情况、商洽事务、取得配合，公文是沟通上下左右的纽带。

(3)具有凭证作用

即公文反映了制发机关的意图，具有现行效用，受文单位要以此为工作的依据。

公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。

1.公文的作者

公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者的制发公文的权利和名义受法律的保护。需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。

2.文头

文件制发单位是放到书名号里面还是外面？篇十：第三章 公务文书概述

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